小练习:(4)目标管理之前,你会时间管理吗?

时间一去不复返,它是最稀缺有限、也是最公平的一种财富资源。传统的时间管理方法重在提高工作效率,本以为目标明确之后就可以让自己轻松下来,却发现自己可支配的时间越来越少。这时,对我们来说,知道自己的时间花在什么地方了,学会管理自己可支配的时间的意义就越重大。

在目标管理之前学会时间管理

在个人管理系列中,按照一般人来看,应该先介绍职业规划、目标管理之类的,这听起来似乎有道理,但是在我们周围,每个月有月度计划,年有年度计划,甚至有人也给自己每周、每日安排了计划,但是真正有多少人付诸行动呢?我还算是一个目标性比较强的人,我其实很早就想做OpenExpressApp了, 但是由于工作情况,一直拖延,直到去年中才有机会开始。虽然迟到了,但我在OpenExpressApp上还算是开始了,我想更多人的目标和计划还只是停留在纸面上,不管是由于自身原因,还是外部影响,结果都是随着时间流逝,事情还没有进展,自己始终抱着的还是那美好的愿景。

德鲁克也说过“讲究效能的人并不是从任务着手,而是把安排自己的时间作为切入点”,所以在介绍目标管理之前,我先给大家介绍一下时间管理更为合适些。

时间管理三阶段

你是否经常发现每天忙忙碌碌,但是就不知道时间怎么就过去了,好像没有什么进展,但是自己也没有闲下来?如果出现这类问题,那就说明你的时间管理出现问题了。这时你可以通过时间管理的三阶段去分析一下你的时间是否安排妥当。

  1. 对时间的实际去处进行记录
    至少应该至少进行两次为期3-4周的时间使用记录,记录完后应该对时间的实际使用情况进行分析和修改。目前也有很多工具可以记录你的时间,大家可以去挑选自己喜欢的工具,可以直接用个Excel表格记录。
    如果你经常坐在电脑前工作,那么你可以和我一样,挑选的是一个比较简单的工具个人时间跟踪工具 ManicTime,不需要自己录入什么,它每天开机后自动运行并记录使用应用程序情况和空闲时间。
  2. 对时间进行管理,削减没有成效的时间需求:找出没有效益、浪费时间的活动,并且尽可能摆脱这样的活动
    • 识别和排除根本就不必做的事情:就是纯粹浪费时间、不会有任何结果的事。一些持续的制约因素会导致时间的无效使用和浪费。职位越高,组织对他的时间需求就越大。非管理者的处境也不见得比管理者好,他们的时间同样被各种需求所占 用(比如会议,需要协助调试程序等)。如果一项活动无益于我们的组织、个人,那么我们应该说“不”,像有些可以不参加的会议,可以不玩的游戏,可以不看的电影
    • 日程表中哪些可以别人代劳:这个在GTD中也有体现,就是委派。
    • 不要浪费别人的时间:需要他人时,看看是否一定需要别人参加,例如是否需要别人参加这个会议等
    • 对于要做的事情,如果不是高价值的事情,考虑最小化努力。问问自己:你真正的目标是什么?
  3. 对时间进行整合,把可供自己支配的时间合并成可能大块的连续时间

    • 每个人必须能够支配大块时间才能发挥效能,要是只有零碎的小块时间可供支配,那么即使时间总量很多也将无济于事。一个任务需要连续3天才能完成,如果你每天安排1小时,做24天出来的东西肯定很差。如果需要1个小时以上和下属沟通发展和绩效,只花15分钟也是达不到效果的。
    • 规定重要事情的最后完成期限,以免无限期拖延
    • 越是瞄准重大的贡献,就越需要大块的连续时间。比如做OpenExpressApp,如果不是有大块时间可以来做,说不定现在还只是几个文档而已。

节省时间的一些小技巧

除了上面几个系统化的知识外,以下罗列一些小的技巧,以供参考:

  1. 减少游戏、上网闲逛、看电视的时间
  2. 别人可以做的委派下去,后续完成的先记录下来,马上要做的立刻执行
  3. 建立例行公事,形成习惯并持之以恒。养成习惯后的工作效率一般都比较高,我们可以把每晚看书、写文章作为例行公事,坚持形成习惯
  4. 订阅优质文章,避免浪费在不必要的资源中,但需要不断整理文字,不要太多。
  5. 上班前花 5 分钟时间来计划上午的事情、中午时花 5 分钟时间计划一下下午的事情
  6. 有午休习惯的一定要午休,为下午更好的工作,提高效率
  7. 利用每天高效时间段做高智力工作
  8. 利用等待时间,用好一切可用的时间,例如:出门都带上一本书,随时看书
  9. 专注,每次只做一件事
  10. 使用时间盒
  11. 对不需要花费时间的,敢于说“不”

本次练习你要做的:

1. 列出一个你想做但一直没做的事情,或几件自己非常不喜欢但又是正确的事情。从中选择一个待分配时间的事情。
2. 你有多少大块连续的高效时间在你的目标上?根据时间管理三阶段的练习,看看能削减多少时间转到你的这个目标上?
3. 尝试几条节省时间的小技巧,并说一下对你的帮助。

小练习:(4)目标管理之前,你会时间管理吗?》上有2条评论

  1. 1.学习财务、金融经济,正好借当前工作学习这些业务知识,因为保险业务离不开这些基础知识。
    还有家庭会议,一直觉得很好,但没坚持几次。
    业务架构离我目前的工作和公司环境有点儿远,先把项目管理和需求分析做得更好更加有实际意义。明年考个PMP和需求方面的认证,这么多年一直不太想考证,也从来没有证,但也许可以考一两个,一是系统学习,二是对公司投标也有用。
    很想每个月再读一本闲书、无用的书,也可以拓展见识和思维,比如我喜欢的自然文学、游记、风土人情或科普书。就跟看电影一样,享受读书带来的乐趣。读的太少。

    2.每周读的一本书把书名作为任务创建在敏捷个人app上,设置期限为一周完成。
    家庭会议考虑委派老婆主持和执行。

    3.早上、地铁上、中午和睡前都用来看书,尤其是晚上睡前,跟随周老师只翻书不看手机,以前看手机经常刷视频到很晚。这次要把这个坏习惯改过来。对身体也好。

  2. 1. 趁这次练习,把自己之前一直搁置的目标加上吧,那就是明年写一本企业架构的书籍
    2. 之前就有好几个机构邀请我写书,但我总觉得自己的体系还有很多需要去补充的,所以一直迟迟没有开始。其实从现有的时间中挪出一些也不难,主要还是要问问自己是否真的把这个作为明年的一个目标。给自己一个期限,明年1月底确定完目录。已把这个当做一个任务记录到敏捷个人APP中。
    3. a. 把每晚看书作为例行公事。 – 我会在床边放上几本书,到晚上我关闭电脑后就进屋只可以翻书,形成一个睡前习惯。
    b. 利用等待时间。 – 我出门一般都会带上一本书,例如爬山徒步的时候都会带上。看不看是一回事,但书总是带上,空闲时能多看几眼也算多学习了一些。
    c. 使用时间盒。 – 这个类似番茄钟,通过有意识的在一个时间区间完成一个事情会让自己高效起来。这个习惯和9相关。前天老婆在午饭时分享学习心得时,提到专注不是你对目标有多聚焦,而是当你分心时能再次聚焦的能力。我觉得这个对专注的解读说出了一个实践难点。使用时间盒并不能让自己真的利用好这些时间,中间被他人或自己打断时,通过观呼吸1分钟再加1分钟的目标制定可以让我快速归位。

  3. 利用时间记录工具可以去如实地进入下自己所有的时间花销情况,在第二天早上利用语音写作复盘,

  4. 时间管理有系统知识,也有各种小的技巧。饭否老板王兴的个人介绍:如果我一整天都没看到,想到或者做过什么值得在饭否上说的事,那这一天就太浑浑噩噩了。
    留意目前在做的事,将要做的事,还没开始做的事,身边发生的客观事。不要让自己浑浑噩噩。

  5. 1:准备重新记录自己两周的时间,把时间找回来;
    2:坚持,并养成自己的例行公事《每晚10点前总结当天工作,学习,生活,每天早上计划好当天的事情,做周,月计划及周总结》;
    3:自律是一切行动的基础,加油。

  6. 对无效的会议说不,最近公司的大会小会简直成了家常便饭,制定好计划,做好的安排容易被打乱
    ,对计划的执行力也很重要,文中提到的工具下来好好研究

  7. 如何识别和排除根本就不必要做的时间?通过时间记录分析,四象限优先法则,以及学会说不。

  8. 时间有时候对我来说如同稀缺珍宝,有时候却懒到把生命中的时间浪费掉,感觉再进行一场慢性自杀。

    我深知管理时间必须得从上一章节所讲的“自律”出发,唯有自律才能更好的管理自己的时间,不被时间所纠缠不清,但知到行仍有一段很长的路要走。想到目标时给足了我足够的勇气前行,但倦怠时却不能自律,自主的跟从目标而前行,而是选择了逃避现状所带来的不快。

    想来一个人的自律有多重要,决定是否脱胎换骨的前行,愿自己能追寻目标步步践行,算是给自己的时间管理篇打气吧,加油~

  9. 高效能人从时间管理入手,而非任务入手
    1.记录时间去处
    2.时间管理,削减无效时间
    3.时间整合,处理重要目标

    做时间管理,计划的主题阅读,练习

  10. 已认真学习。打算先利用时间工具找到自己的日程基线。再分析目前时间的分配和安排是否合理,合理继续保持和改进,不合理,修正和调整。

  11. 现在在用微信看书,出行等待的途中就可以拿起手机就看书了,并且可以随时划线写想法
    另外利用中午时间看英语
    工作时间计划好减少网页搜索量
    工作间隙休息时间整理资料
    其中工作时间专注和利用好碎片时间要提高

  12. 1、每天坚持写晨间日记。
    2、每天至少看书半小时,并记读书笔记。
    3、对常用的资料进行归类、整理、模板化。
    4、工作时间断网。

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