敏捷看板(6)- 如何开看板站会?

最近问题频繁,事情多而杂,写写博客能让自己平静下来,今天再写一篇看板系列文字吧。

很多团队在实践敏捷时都会应用很多最佳实践,如果你采纳的是Scrum,你一定会使用站立会议、sprint计划会议等。这些最佳实践规则很简单。拿站会来说吧,Scrum站立例会 中有个针对每个人的经典三问,不过你可千万不要被简单给迷惑了,这些实践可谓简单却不容易,看看你们把站会开的有没有出现以下现象:

  1. 每次开会需要有人叫的时候大家才慢慢聚齐
  2. 时不时有人迟到,你即使把站会时间推迟开也一样
  3. 每次都是团队成员围着领导,然后向在做自己的工作汇报一样
  4. 经常有人开小会,不注意倾听,同时有多个声音在交流
  5. 每个人只说做了什么,却从不说做的怎么样?
  6. ….

如果你被以上现象所命中,那么这篇文章你可以好好看看了。

Scrum有明确的站立会议最佳实践,对于Kanban来说却没有这个规定。那如果你实施的是kanban,站立会议要开吗?怎么开?接下来我就说说个人在工作中的一些想法和实践,希望能对你有些帮助。

站会是给团队的一份礼物(Gifts)

不好的站会会被大家当做一种不愿参加的例行公事,好的站会却是送个团队的一份礼物(Gifts):

  1. Good Start
    站会能给大家每天开一个好头,一个好的站会可以通过具有紧迫感的目标给大家带去一种能量,这种能量是通过大家对目标的一致理解之上而来的。
  2. Improvement
    站会的目的是改善,而不是开会。每天站会暴露出来的问题都值得我们去解决,当然改善不仅限于问题,分享更好的技术和想法也同样很重要。
  3. Focus
    人很容易沉迷与努力工作却忘记目标,站会能够鼓励大家关注到正确的事上,而非无意义的活动上

  4. Team
    “团队建设”成效有限,有效的团队是构建在定期沟通、工帮作、互相助之上的。高效的团队是自主的,把团队所有成员绑定到要共同解决的障碍上是更有效的。
  5. Status
    通过站会可以了解团队当前的整体状况,团队工作状态如何?团队还应该知道哪些事情?…

每日站立会议的好处

  • 促进团队内成员的沟通和协调
  • 增加团队凝聚力,产生积极的工作氛围
  • 及时暴露风险和问题

看板的问题

在Scrum中有一个经典三问题:

  1. 昨天做了什么?
  2. 今天要做什么?
  3. 遇到什么障碍,需要什么协助?

这些问题都是基于人的维度,每个人轮流说。但Kanban是基于事的,关注的是卡片上的事情,所以我想在广材执行看板的时候是不是要更改一下站会的形式。于是设计了下面几个关注看板上的故事卡片的三个问题:

  1. 有没有新加入或删除的故事卡片?(响应变化)
  2. 每张故事卡片昨天发生了什么变化?(关注事)
  3. 今天这些故事卡片将有什么进展?(流动性)

但按照这三个问题执行后,我发现大家好像不会开会了,时常出现停顿卡壳的沉寂时间,每个人好像都在等着其他人说话似的。好几天过去了,大家仍是这样,我还需要时不时提醒大家继续。有一天早上我实在有点忍不住就开了一个简单会议,严肃的给团队反馈了现状与我预期相差太大。第二天大家竟然都非常积极的抢着说属于自己的卡片。

尝试了这两种分别基于人或事的问题开法之后,我觉得在初级敏捷kanban团队中应该结合起来使用。那如何开最合适呢?

  1. 每周一的时候我会重申一下本周的目标,每月初的时候重申一下本月目标,增加目标感
  2. 每天以Scrum的三个问题开始,从一定方向依次每人轮流讲,保证从团队成立之处每个人都能有话说
  3. 讲完之后,由站会主持人依据kanban卡片情况制定今日开发策略
  4. 如有需要讨论的问题,站会结束后立即召集相关人讨论

每日站立会议的关键要点

下面我就站会中的几个关键点再说一下:

1. 准时开始

要点说明:按计划会议制定的时间地点开会,形成团队成员的自然习惯

以往在一些技术大会和培训中,经常有人问我“出现迟到、要人叫才起来开站会”等情况。这次材价从一开始我就做了一个小尝试,非常好用。规则也很简单,定好开会时间,每次最后一个来到看板前的就来做主持。在我宣布这个规则之后,第二天就看到快到点了大家齐刷刷的赶紧跑过去,大家都会心的笑了。直到现在,这个团队开站会,大家都是主动的到点前往,从没有叫过一次。

2. 高效会议

要点说明:会议限时15分钟,每个人都保持站立

站会期间指引大家如何开高效会议,例如站会过程中注意不要讨论具体方案,但是我也不是总是这样,有时候我会故意不阻拦大家讨论。但如果看到有人心不在焉的时候,这个时候就应该组织大家停止讨论。还有一点,大家会把一些日常能够交流的反馈和内容放到站会上说,这一点至少比不说好,但是教练需要有意识的提醒他们哪些内容可以在日常遇到时就及时的找相关人员讨论沟通,而非等到第二天才来站会上公布。

3. 问题跟踪

要点说明:记下所有的问题并跟踪解决

小问题当时委派人解决,超过2个小时以上的看板上墙,有需要讨论的问题站会后立即开始,需要待定的委派人确定时间发会议邀请。

另外在一些维护性和持续性并进项目中需要注意一点的是,每日反馈的问题可能会让团队偏离原定目标,所以教练需要注意时刻把大家带回主道上,可以让团队养成在每次站会后重申一下本日目标的习惯。

站会虽小,但别小看,希望本篇介绍能够给你一些帮助。

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